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當為企業采購貨物時，應該使用采購訂單還是采購協議？為了確定這一點，需要先了解兩者的區別。 合同基礎知識采購訂單和采購協議都是采購商品時使用的法律文件。要理解采購訂單和采購協議，首先需要對合同的創建過程有一個基本的了解。 當買方提出采購貨物的要約，而賣方接受該要約時，合同就形成了。賣方必須按照要約中的條款接受該要約。如果賣方改變任何條款，則不是接受。相反，擬議的條款變更使其成為賣方的還價，然后買方必須接受才能簽訂合同。 當然，合同法要比這個例子所解釋的復雜得多。但是，這種合同法的簡化足以解釋采購訂單和采購協議之間的區別。這兩種文件的主要區別在于它們如何以及何時成為具有約束力的合同。

采購訂單

采購訂單（PO）是購買貨物的要約。它由潛在的買方創建并發送給潛在的賣方。在發送PO時，它不是一份合同。采購訂單成為合同有兩種方式： ● 一種方式是賣方通過簽署 PO 或以其他方式以書面形式表示接受來接受采購訂單的條款。 ● 另一種方式是由賣方提供所訂購的貨物。 采購訂單至少包含買賣雙方的名稱、對所訂購貨物的描述，以及應支付的價格。它還可能包括各種其他條款，這可以使它像采購協議一樣詳細。傳統上，采購訂單的溝通是通過郵件或傳真完成的，但現在經常在網上進行。這種電子傳輸可以通過電子郵件或在賣方的網站上進行。 采購協議采購協議是一份由買方和賣方共同簽署的法律文件。一旦雙方簽字，它就是一份具有法律約束力的合同。賣方只能通過簽署該文件來接受報價，而不是僅僅提供貨物。 采購訂單是在雙方達成協議之前創建的：買方將PO發送給賣方，然后賣方可以選擇是否接受。有了采購協議，雙方事先就達成了協議，而采購協議是該協議的書面表達。 采購協議將包含PO中的所有信息，但通常是一份較長的文件，包含更多額外的細節。 何時使用采購訂單和何時使用采購協議關于何時必須使用任何一種類型的文檔，并沒有相關規定。是否使用采購訂單或采購協議將取決于采購的性質或行業的慣例。例如，房地產交易是以采購協議進行的，而不是PO。此外，如果涉及政府合同，政府機構的規則或政策可能決定了要使用的文件類型。 如果在一段時間內重復采購或交付，可以混合使用各種文件。有時會同時使用這兩種文件，采購協議說明協議的綜合條款，采購訂單用于根據需要請求交貨。 其他時候，使用 “一攬子 “采購訂單說明完整的條款，而其他文件則由買方用來安排特定的交付。這種為買方提供持續需求的安排有時是由產品供應協議制定的。 當采購相對簡單，或將重復采購同一類型的貨物時，更經常使用采購訂單。例如，購買辦公用品、筆記本電腦或其他定期使用的物品，通常會用采購單來完成。 當交易比較復雜，或者貨物比較昂貴時，一般會使用采購協議。例如，購買一臺價值50萬元的機器，需要賣方進行安裝并提供支持服務時，更有可能使用采購協議。然而，這兩種類型的文件在使用時并沒有明確的界限。 不管是使用采購訂單還是采購協議，重要的是要創建一個包括所有期望的協議條款的文件，并了解何時創建一個有約束力的合同。現代采購管理系統8Manage SRM提供了完整的采購到付款軟件解決方案，使你的采購工作流程自動化，這將幫助你更快地創建協議，與內部和外部利益相關者進行有效溝通，并掌握你的義務和關鍵時間表。 -采購訂單集中管理通過8Manage SRM采購管理系統，你可以進行全方位的采購訂單執行管理，完成采購訂單的生成、審批、價格、發貨、發票及付款。系統可自動生成采購訂單，通過供應商自助平臺或電子郵件自動發送給供應商，供應商可在線接收和審批采購訂單。 -采購合同有序管理8Manage SRM為所有采購員和采購管理者提供同一個頁面以查看和管理整個采購合同。在該系統中，每個采購合同都可以用一個項目來管理，通過項目嚴格按照采購合同的條款管控其資源，活動，采購物料以及交付，確保交付的履行符合合同的條款。 除了采購訂單和合同管理，8Manage SRM支持企業自動化采購流程、供應商管理、庫存管理和發票管理，還可與你的其他系統配合使用，所有數據都集中在一個中心區域，實現采購效率最大化以滿足其業務需求。企業可以通過選擇8Manage SRM采購管理系統來達到采購流程優化的目的，實現降本增效，而8Manage亦可針對不同類型企業帶來合適的解決方案。