在如今各個(gè)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)激烈環(huán)境中，客戶不同需求和市場(chǎng)不斷變化的速度加快，導(dǎo)致采購(gòu)管理中復(fù)雜性和多變性也在擴(kuò)大。而在這種情況下，利用信息技術(shù)實(shí)施的電子采購(gòu)系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生。電子采購(gòu)作為一種在線采購(gòu)方式，在企業(yè)中深受歡迎。

電子采購(gòu)不僅在效率方面勝過傳統(tǒng)手工采購(gòu)，而且通過電子采購(gòu)，可與預(yù)先批準(zhǔn)的供應(yīng)商和貿(mào)易伙伴進(jìn)行實(shí)時(shí)交互，無論何地何時(shí)，采購(gòu)和處理階段都得以簡(jiǎn)化和加快。此外，采購(gòu)審批也可以在線完成，訂單可以在幾分鐘內(nèi)完成，從而縮短了交貨時(shí)間。大家都明白，時(shí)間就是金錢，將電子采購(gòu)納入采購(gòu)策略必將為企業(yè)節(jié)省大量時(shí)間和成本，這也是如今各行企業(yè)為何都在采用電子采購(gòu)方式的原因。

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如今采用電子采購(gòu)的優(yōu)勢(shì)越來越明顯，它的許多用途更加廣為人知。企業(yè)使用電子采購(gòu)的主要原因是為了提高生產(chǎn)力，提供對(duì)日常事務(wù)的可見性，讓用戶更容易獲得他們所需的供應(yīng)品。

應(yīng)用好電子采購(gòu)并非一蹴而就，因?yàn)閷?shí)施具有挑戰(zhàn)性，要業(yè)務(wù)經(jīng)理和采購(gòu)部門完全接受它需要時(shí)間。但電子采購(gòu)的優(yōu)勢(shì)正逐漸被人們所挖掘：

1、降低成本

電子采購(gòu)系統(tǒng)可避免重復(fù)支出，通過利用數(shù)量、擁有結(jié)構(gòu)化的供應(yīng)商關(guān)系、使用系統(tǒng)改進(jìn)來減少外部支出，提高質(zhì)量和供應(yīng)商績(jī)效，成本可以有所降低。電子采購(gòu)消除了文書工作、返工和錯(cuò)誤。

2、支出可見

電子采購(gòu)系統(tǒng)可更容易在你的采購(gòu)系統(tǒng)上編寫和分析報(bào)告，交易的集中跟蹤帶來申請(qǐng)、采購(gòu)物品、訂單流程和付款的全面報(bào)告。電子采購(gòu)的優(yōu)勢(shì)延伸到確保現(xiàn)有合同和已確立合同的遵守。

3、提高生產(chǎn)力

通過在線申請(qǐng)和訂購(gòu)系統(tǒng)，內(nèi)部客戶可從已審批物品的目錄中獲得他們想要的物品。采購(gòu)人員可從處理訂單和低價(jià)值交易中解脫出來，專注于戰(zhàn)略采購(gòu)和改善供應(yīng)商關(guān)系。

4、流程規(guī)范化

電子采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)化的審批流程和正式的工作流程，確保正確的授權(quán)級(jí)別應(yīng)用于各個(gè)交易，確保支出是根據(jù)現(xiàn)有合同進(jìn)行的。用戶可快速?gòu)氖走x供應(yīng)商處找到產(chǎn)品與服務(wù)，不允許創(chuàng)建不合常規(guī)的采購(gòu)，因此政策的遵從性得到了改善。

5、減少交貨期

無論是下單還是確認(rèn)訂單，這個(gè)過程對(duì)企業(yè)來說都更加簡(jiǎn)單透明。需要處理和歸檔的停機(jī)時(shí)間、提醒或行政文件都消失了，這意味著在采購(gòu)過程中節(jié)省了相當(dāng)多的時(shí)間。此外，由于訂單直接在供應(yīng)商端轉(zhuǎn)換為裝箱單，這使得能更快交付給企業(yè)。

總結(jié)

目前已經(jīng)有許多企業(yè)采用了電子采購(gòu)系統(tǒng)方式，不僅降低了采購(gòu)成本，還提高了采購(gòu)部門的效率，最重要也對(duì)杜絕了采購(gòu)腐敗十分積極的作用。