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當(dāng)您的業(yè)務(wù)擴(kuò)展時(shí)，您會(huì)得到越來(lái)越多的活動(dòng)部件，跟蹤復(fù)雜性是某人的工作。人員和任務(wù)需要以最有成效的方式組織，您必須找到某種方式讓員工知道如何執(zhí)行有效完成工作所需的流程。 為了使過程可重復(fù)，需要將其記錄在案。有人需要寫下你的組織知識(shí)，這樣每個(gè)人都可以訪問它，而不是放在少數(shù)人的腦海中。期望工作人員能夠猜到該做什么，并且流程自然會(huì)到位，這是一個(gè)錯(cuò)誤。 如果沒有流程文檔，您的公司在執(zhí)行任務(wù)時(shí)就會(huì)一無(wú)所知。每個(gè)人都在為之飛，當(dāng)涉及到公司增長(zhǎng)并將業(yè)務(wù)提升到一個(gè)新的水平時(shí)，這是一個(gè)問題。 什么是流程文檔？ 流程文檔是有關(guān)如何從頭到尾完成流程的分步說(shuō)明。流程文檔旨在記錄原本會(huì)留在單個(gè)員工頭腦中并導(dǎo)致隨意執(zhí)行的信息。 它為那些試圖執(zhí)行記錄過程的員工引入了一些問責(zé)制。員工可以訪問客觀標(biāo)準(zhǔn)，并可以定義他們是否成功執(zhí)行了流程。 流程的一個(gè)示例可能是新員工入職，或如何處理客戶投訴。

為什么公司運(yùn)營(yíng)依賴于流程文檔？ 操作多余 當(dāng)您被迫記錄流程時(shí)，您有時(shí)會(huì)意識(shí)到手頭的任務(wù)不需要步驟。當(dāng)您將流程減少到員工完成任務(wù)所需的最低限度時(shí)，您的操作將變得更加精簡(jiǎn)。您甚至可以決定取消整個(gè)過程，讓您的員工有更多時(shí)間投入到更高效的任務(wù)中。 變更管理 在管理組織中的變更時(shí)，它可以幫助記錄您的流程，以便員工知道對(duì)他們的期望。您有要實(shí)施的更改的記錄，因此更容易讓員工承擔(dān)責(zé)任。變更管理最重要的部分之一是將所需的變更傳達(dá)給您的員工，以便他們能夠成功實(shí)現(xiàn)您的愿景。 協(xié)議記錄 流程文檔意味著您擁有員工需要遵循的協(xié)議的記錄，以便確保合規(guī)性。明確您的協(xié)議是保證一致性的第一步，每次都能產(chǎn)生高質(zhì)量的結(jié)果。 降低操作損壞的風(fēng)險(xiǎn) 當(dāng)員工沒有流程文檔可遵循時(shí)，這會(huì)增加他們犯錯(cuò)誤的機(jī)會(huì)，從而導(dǎo)致代價(jià)高昂的運(yùn)營(yíng)損失。在流程文檔中，您可以突出顯示可能犯錯(cuò)誤的關(guān)鍵領(lǐng)域，以便提前警告您的員工，并降低犯錯(cuò)誤的可能性。 提高運(yùn)營(yíng)效率 當(dāng)您記錄流程時(shí)，您可以輕松找到可以自動(dòng)化流程的地方，并投資于正確的工具，以幫助您提高效率。您將節(jié)省寶貴的時(shí)間和精力來(lái)自動(dòng)化日常任務(wù)，這樣您的員工就可以騰出時(shí)間從事更有意義的工作。 保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán) 您的流程是您的知識(shí)產(chǎn)權(quán)，也是您在競(jìng)爭(zhēng)中脫穎而出的一部分。記錄您的流程非常重要，這樣您就可以為將來(lái)保留它們，并保證在關(guān)鍵員工離開組織時(shí)知識(shí)不會(huì)丟失。 非結(jié)構(gòu)化文檔的后果 運(yùn)營(yíng)效率低下 未記錄的流程導(dǎo)致員工不得不猜測(cè)對(duì)他們的期望，并且可能需要比嚴(yán)格必要的更長(zhǎng)的時(shí)間來(lái)完成流程。流程文檔準(zhǔn)確地告訴員工該怎么做，以便他們?cè)趫?zhí)行任務(wù)時(shí)更有效率。 錯(cuò)失創(chuàng)收機(jī)會(huì) 如果沒有流程文檔，這意味著員工的生產(chǎn)力將降低，您的公司將因員工掙扎或錯(cuò)過完成重要任務(wù)而虧損。當(dāng)員工不知道該怎么做時(shí)，您可能會(huì)冒著他們完全離開公司的風(fēng)險(xiǎn)，從而導(dǎo)致您的業(yè)務(wù)收入損失。 關(guān)鍵信息的丟失 流程文檔提供只有一兩個(gè)員工知道的重要信息的記錄。當(dāng)這些員工離開公司時(shí)，您可能會(huì)帶著這些知識(shí)，但流程文檔可以捕獲這些知識(shí)并將其保存以備將來(lái)使用。沒有過程文檔，重要的知識(shí)將永遠(yuǎn)丟失。 無(wú)法適應(yīng)變更管理 如果您不記錄您的流程，則無(wú)法在員工需要進(jìn)行更改時(shí)與他們溝通，并且您的變更管理計(jì)劃可能會(huì)失敗。員工將繼續(xù)按照他們一貫的方式做事，您的組織將適應(yīng)能力降低，冒著落后于競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的風(fēng)險(xiǎn)。 工作滿意度差 如果您不記錄員工應(yīng)該完成的工作，他們的工作滿意度會(huì)降低。員工可能會(huì)對(duì)誰(shuí)負(fù)責(zé)什么感到困惑，并決定他們想在一家更受贊賞的公司工作。文檔正在投資于您的員工隊(duì)伍，并確保每個(gè)人都擁有正確完成工作所需的資源。 重新發(fā)明輪子 如果一個(gè)流程沒有記錄在案，這意味著每次都必須重新設(shè)計(jì)該流程。員工必須猜測(cè)完成該過程所需的步驟，他們最終可能會(huì)執(zhí)行其他人已經(jīng)完成的工作。這是非常低效的，浪費(fèi)員工的時(shí)間。 流程文檔中的有用工具： 知識(shí)庫(kù)工具 Baklib 等知識(shí)庫(kù)軟件提供了一個(gè)集中的信息存儲(chǔ)庫(kù)，您可以使用這些信息庫(kù)來(lái)存儲(chǔ)流程文檔，并使其可供選定的用戶組使用。立即開始使用 Baklib發(fā)布您的文章。 Baklib 的直觀功能 輕松編輯 –所見即所得編輯器或 Markdown 編輯器。允許編輯器添加插圖、流程圖和視頻 版本控制-該軟件會(huì)自動(dòng)保存您的文章版本，因此您永遠(yuǎn)不會(huì)有丟失工作的危險(xiǎn)，并且您可以隨時(shí)恢復(fù)到以前的版本。 人工智能驅(qū)動(dòng)的搜索-使用戶能夠快速搜索所需信息，而不會(huì)浪費(fèi)時(shí)間。 組織內(nèi)容-文檔可以更清晰地組織為類別中的嵌套文章。 定制-使編輯者能夠自定義平臺(tái)以匹配您的公司品牌。 共享與協(xié)作-使用Baklib，您可以與團(tuán)隊(duì)成員就同行評(píng)審和共享文章進(jìn)行溝通和協(xié)作。 集成和擴(kuò)展-Baklib可以與您和團(tuán)隊(duì)每天使用的多個(gè)云服務(wù)器和應(yīng)用程序集成。