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流程文檔是指一系列的、連續(xù)的、有規(guī)律的活動過程，而這些活動以特定的方式進行，并導(dǎo)致特定結(jié)果（創(chuàng)造價值）的產(chǎn)生。流程梳理是指圍繞企業(yè)的內(nèi)部要素與外部要素，對整個企業(yè)的業(yè)務(wù)特點和現(xiàn)狀進行深入細致的分析、整理、提煉和明確。流程梳理能夠?qū)⑵髽I(yè)內(nèi)尚未固化的隱形流程顯性化，或?qū)γ枋霾煌暾⒉磺逦⑴c實際運作不符而影響規(guī)范化管理的現(xiàn)有流程進行分析、清理與確認，并建立流程管理的方法與規(guī)則。那么到底如何編寫流程文檔呢？跟著小編一起看看吧！ 如何編寫流程文檔？ 定義您的目標 在開始使用流程文檔之前，必須首先確定要通過此項目實現(xiàn)的目標。例如，是為了減少員工在搜索信息以完成工作上花費的時間嗎？是否通過消除在執(zhí)行日常任務(wù)時進行猜測的需要來提高員工的工作效率？是否通過明確定義角色來加強部門之間的溝通？您的流程文檔可能有幾個目標。明確您的目標，這將幫助您決定首先要記錄哪些流程。 召集您的文檔團隊 流程文檔是一項團隊運動。沒有一個人可以獨自將整個組織的文檔放在一起 – 這將是壓倒性的，不可能實現(xiàn)。召集一個由文檔支持者組成的團隊，他們可以領(lǐng)導(dǎo)開發(fā)團隊的流程文檔。您需要作家和編輯的組合，他們可以制作最高標準的文檔。理想情況下，您的公司應(yīng)該聘請具有準備文檔經(jīng)驗的專業(yè)技術(shù)作家。有時，記錄流程的最佳人選是每天使用它的人，因此在決定參與哪些利益相關(guān)者時請考慮這一點。 工具和要求研究 如果您沒有合適的工具，就不可能啟動流程文檔策略。市面上有一系列文檔工具，像 Baklib 這樣的 SaaS 解決方案可以立即實施。確保進行研究并確定適合您公司及其獨特需求的工具。使用 Baklib，您可以決定希望有權(quán)訪問該軟件的用戶數(shù)，并定義控制用戶與文檔交互方式的角色。它可以幫助您形成創(chuàng)建流程文檔的流程，并確保每個用戶都知道他們在生產(chǎn)線中的位置。 設(shè)計模板 創(chuàng)建文檔時，重要的是要提出一個可用于指導(dǎo)創(chuàng)建所有未來文檔的模板。這意味著無論誰負責(zé)創(chuàng)建技術(shù)文檔，您都將擁有統(tǒng)一的標準，并且您將強制執(zhí)行一致性。模板應(yīng)簡單易懂，包括應(yīng)添加到文檔中的所有基本信息。

編寫文檔 第一步：確定并命名流程 – 確定流程的目的，流程將如何使公司受益，并簡要描述流程。第二步：概述流程范圍 – 簡要描述流程中包含的內(nèi)容和不包含的內(nèi)容。第三步：詳細說明流程邊界 – 流程從哪里開始和結(jié)束？是什么導(dǎo)致它開始，它已經(jīng)完成的跡象是什么？第四步：捕獲流程輸出 – 流程完成后的最終結(jié)果是什么？第五步：捕獲流程輸入 – 完成流程需要哪些資源？第六步：收集流程步驟 – 記程中的每個步驟，要么從觸發(fā)流程的內(nèi)容開始，要么從最終結(jié)果開始并反向工作。第七步：包括所有相關(guān)人員 – 使用其職位描述參與流程的每個人。 添加視覺對象 一張圖片勝過千言萬語。編寫流程文檔后，請確保使用流程圖等圖像對其進行說明，這可以真正使您的文檔栩栩如生。當一個過程以視覺方式呈現(xiàn)時，員工會發(fā)現(xiàn)更容易理解它，并且您可以清楚地記錄每個步驟。 同行審查 在您的文檔發(fā)布之前，請確保它經(jīng)過同行評審流程，從公司中的其他人那里收集反饋。重要的是要了解員工是否發(fā)現(xiàn)您的文檔有用，以及流程是否易于遵循。您的某些步驟可能會令人困惑，或者員工可能不確定誰負責(zé)特定任務(wù)。同行評審可以使您的文檔更加清晰，并確保它達到目標。 發(fā)布文檔 完成文檔后，就可以將其提供給組織的其他成員了。您選擇的文檔工具應(yīng)允許您發(fā)布僅供公司員工使用的私人文檔，從而確保您的文檔安全并防止不受歡迎的訪問者。 審核性能 發(fā)布文檔時，文檔工具應(yīng)允許您跟蹤內(nèi)容的性能。確定哪些文章獲得的瀏覽次數(shù)最多，并確保它們在您的系統(tǒng)中易于找到。收集員工的反饋，了解他們是否認為文檔有用，并使用它來進行適當?shù)母摹Ｄ承┪臋n可能對您的員工比其他文檔更有用。 總結(jié) 每個企業(yè)都由一系列流程組成，為了使公司運作，必須重復(fù)這些流程。如果員工每次需要執(zhí)行流程時都在猜測，這是沒有意義的，這就是強大的流程文檔的用武之地。如果您想提高效率并為員工創(chuàng)造積極的工作環(huán)境，記錄您的流程至關(guān)重要。 流程文檔不僅不會限制您的員工并扼殺創(chuàng)造力，反而為他們提供了有效完成工作所需的工具。它為員工騰出時間專注于更有意義的工作，并確保您可以更好地運營公司。