【資料圖】

辦公自動(dòng)化是指任何一種技術(shù)或軟件，可以使辦公或工作相關(guān)的流程更高效、更省時(shí)。它涵蓋范圍廣泛的產(chǎn)品和服務(wù)，從數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和訪問控制到薪資處理、辦公樓維護(hù)等等。安裝設(shè)備以使你的辦公環(huán)境自動(dòng)化，一開始可能會(huì)感到令人生畏。別擔(dān)心，關(guān)鍵是從基本的東西開始，然后逐步深入。以下是最適合用于提升辦公環(huán)境的四種辦公自動(dòng)化軟件和產(chǎn)品。

1.入口處的IP可視對(duì)講

租戶及其員工將受益于通過 IP 對(duì)講機(jī)訪問大樓的業(yè)務(wù)。有了IP門禁系統(tǒng)，租戶可以使用智能手機(jī)為自己和客人開門，而無需安保人員或接待員參與。視頻組件使租戶能夠在允許訪客進(jìn)入之前直觀地確認(rèn)他們的身份。作為物業(yè)經(jīng)理，你可以在電腦上遠(yuǎn)程管理訪問權(quán)限和活動(dòng)。此外，IP對(duì)講機(jī)與物業(yè)管理軟件集成，這樣你就可以從一個(gè)地方監(jiān)測(cè)和控制大樓的所有方面。這意味著，你可以在一個(gè)儀表板上看到門禁記錄、房租名冊(cè)、維修請(qǐng)求和其他建筑運(yùn)營信息。2.項(xiàng)目管理軟件基于云的項(xiàng)目管理工具允許員工組織和跟蹤他們的任務(wù)和項(xiàng)目的進(jìn)展。這有助于團(tuán)隊(duì)成員對(duì)任務(wù)相互負(fù)責(zé)，設(shè)定最后期限并在團(tuán)隊(duì)工作中進(jìn)行協(xié)作。項(xiàng)目管理軟件使企業(yè)內(nèi)不同部門更加專注工作，生產(chǎn)率更高。這樣的程序還可以用在物業(yè)管理層面上，以跟蹤建筑維護(hù)維修、清潔和垃圾清理的班次，以及租戶的準(zhǔn)入過程。如果將項(xiàng)目管理軟件與OA系統(tǒng)結(jié)合，能夠真正實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理。8Manage項(xiàng)目管理可與任何 OA 系統(tǒng)實(shí)時(shí)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)單點(diǎn)登錄、統(tǒng)一審批流與文檔管理。若你沒有 OA 系統(tǒng)或原有的 OA 系統(tǒng)已落后，8Manage OA + 項(xiàng)目管理一體化可為你提供包含 OA+項(xiàng)目管理的先進(jìn)功能，不但可以實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)確的量化管理，還可以實(shí)時(shí)追蹤每項(xiàng)工作的執(zhí)行細(xì)節(jié)與結(jié)果。3.房間或辦公桌預(yù)訂平臺(tái)隨著混合工作模式的普及，許多企業(yè)正在縮減規(guī)模，搬到不一定能同時(shí)容納所有員工的小型辦公室。因此，他們需要一種方法讓員工預(yù)留工作空間，避免辦公室過度擁擠。一個(gè)解決方案是使用會(huì)議室和辦公桌的預(yù)訂平臺(tái)。這些平臺(tái)可以幫助你避免日程安排的重疊，因此沒有人會(huì)不小心走進(jìn)正在開會(huì)的房間，或占用別人預(yù)訂的辦公桌。最重要的是，空間預(yù)訂平臺(tái)使管理辦公空間和使用的過程自動(dòng)化。租戶將不需要比較無數(shù)的時(shí)間表來尋找會(huì)議室的可用時(shí)間。此外，在可預(yù)見的未來，你將可以獲得實(shí)時(shí)占用分析和空間預(yù)訂數(shù)據(jù)。4. 工作流程管理軟件工作難免會(huì)有重復(fù)、乏味的部分。工作流程管理軟件可以檢測(cè)到多余的任務(wù)，并將工作流程映射到理想狀態(tài)。工作流程管理軟件的一個(gè)例子是客戶電子郵件平臺(tái)，每當(dāng)客戶填寫網(wǎng)站表格或下載內(nèi)容時(shí)，該平臺(tái)就會(huì)自動(dòng)向客戶發(fā)送信息。盡可能地將工作流程自動(dòng)化，可以讓員工更專注于工作中的創(chuàng)新和創(chuàng)意方面。工作流程自動(dòng)化并沒有消除對(duì)員工的需求。相反，它使員工能夠充分釋放潛力，更聰明、更高效地工作。結(jié)論雖然你可能無法使辦公室的每個(gè)方面都實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，但使用辦公自動(dòng)化軟件將一些最耗時(shí)的任務(wù)自動(dòng)化將有助于簡(jiǎn)化你的工作場(chǎng)所，從而使你的員工能夠進(jìn)行更多的創(chuàng)新和成長。8Manage OA辦公自動(dòng)化軟件可以在企業(yè)已經(jīng)采用的辦公工具（例如文字處理器和演示工具）之上為你提供以下功能：電子溝通和協(xié)作工具：在整個(gè)組織內(nèi)提供動(dòng)態(tài)信息展示窗口以及無縫且持續(xù)的溝通流程，從而提高前臺(tái)和后臺(tái)的工作效率。電子表格和工作流程：允許你為不同的目的定義不同的表格模板，輕松存儲(chǔ)、搜索和檢索這些管理表格及其相關(guān)文檔。電子辦公管理：提供調(diào)度和任務(wù)管理功能，使企業(yè)可以輕松分配和監(jiān)控任務(wù)，以及收集和分析績效數(shù)據(jù)。與業(yè)務(wù)自動(dòng)實(shí)時(shí)連通：可與客戶、銷售、項(xiàng)目、采購等實(shí)時(shí)互連，業(yè)務(wù)信息實(shí)時(shí)通知相關(guān)人員，自定義公文流轉(zhuǎn)與審批流。如果使用得當(dāng)，8Manage OA辦公自動(dòng)化軟件可以簡(jiǎn)化數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、辦公室維護(hù)、人員配備、設(shè)施管理、薪資等方面的工作流程。最終，你和你的團(tuán)隊(duì)可以節(jié)省時(shí)間、提高生產(chǎn)力并確保業(yè)務(wù)高效運(yùn)行。