當我們負責組織、管理和跟蹤多個項目時，如何才能取得成功？

1、優先處理緊急的事情

首先，列出每個項目最重要的內容。你的項目會有不同的優先級，而這些項目中的任務也會有不同的優先級。哪些是真正重要的，哪些只是錦上添花？馬上確定這一點。然后，你可以圍繞項目中最關鍵的任務來計劃你和團隊的時間。

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2、使用合適的項目管理軟件

項目管理軟件可以幫助你在整個工作日內管理不同的項目、安排會議和委派任務。選擇合適的項目管理軟件有助于有效規劃、報告、時間跟蹤、團隊協作和資源管理。

8Manage PM項目管理軟件為企業同時管理多個項目提供了全面的解決方案。它簡化了項目工作流程，促進了協作和溝通，并為項目數據提供了單一的真實來源，使企業能夠更有效和高效地管理項目。

集中一個平臺，輕松地同時監控多個項目

分配任務，實時跟蹤進度及時采取糾正措施將資源分配給不同的項目并監控資源利用率提供協作工具，團隊成員能夠交流和共享信息幫助企業生成有關項目進度和績效的報告利用8Manage PM這樣的端到端項目管理軟件還可以深入了解如何改進流程以獲得更好的結果。

3、利用時間阻塞

時間阻塞是一種很有價值的技術，可用于提高工作效率，并且在管理多個項目時效果很好。將多個任務一個接一個地分層（而不是同時進行）確保成功完成。

時間阻塞的作用是迫使你在一天中為一個特定的原因劃出時間，然后堅持下去。只要確保你的團隊知道不要經常打斷你。

4、為100%的專注創造空間

你需要什么來保持專注？如果明智地使用你的時間塊，你可以在項目上有更高的生產力。這意味著要專注于你的優先活動。

有些人喜歡在背景音樂中工作，有的需要明亮的燈光、咖啡因來集中注意力。知道什么對你保持專注有用，并使之成為現實。

5、剔除你的工作量

注意你的工作量，為你知道的事情做計劃。在一周中的某一天，把你的待辦事項清單或項目計劃表集中起來，審查關鍵任務以及它們將花費多長時間。

6、疊加你的項目規劃

使用項目管理軟件很容易做到這一點。你可以總結主要里程碑或工作階段，看看有什么影響。尋找幾個項目有關鍵可交付成果到期的幾周，或者你可以預測將會感到緊張和壓力的地方。

知道這種情況的到來可以幫助你更好地準備。你也許可以轉移一些工作，以平息繁忙的時間，或者提前做一些工作，獲得額外的幫助或計劃緊迫的日程安排。

7、跟蹤你的進展

當你管理多個項目時，很容易就會落后于人。密切關注你在任何活動上花費了多少時間。使用項目管理軟件的時間跟蹤功能，只是做個記錄。如果一個項目占用了太多的時間，而其他項目卻因此受到影響，你很快就會感覺到。

每周抽出一些時間來審查你的進展，并評估每個項目的情況。

8、了解什么是靈活的

有些日期是固定的，你知道項目發起人不會讓你改變它們。其他日期則有一點回旋余地。如果你知道哪些任務屬于哪一類，就可以更容易地調整工作。

9、保持有條不紊

計劃很重要，但在你的任務中保持有序也很重要。

使用流程、系統和工具來保持組織性，這樣你就可以隨時找到與特定項目或客戶有關的文件和計劃。確保你可以很輕松地獲得與項目有關的時間表和待辦事項清單。

10、管理他人的期望

有的時候，你無法為每個人完成所有的事情。讓項目發起人和經理知道你什么時候有空，以及你計劃什么時候完成工作。

如果由于任何原因，你無法履行這些承諾，請盡快讓受影響的人知道，同時修改你何時完成他們的任務的估計。這將使每個人都處于溝通循環中，并且每個人都知道在任何給定時間會發生什么。智能規劃也意味著智能溝通，所以不要忘記成為合作者。

以上是管理多個項目的一些實用技巧。特別是借助專業的項目管理軟件，如8Manage PM，這類軟件允許你創建多個項目，并為每個項目分配任務和截止日期，從而使你能夠輕松地跟蹤每個項目的進度。當你必須管理多個項目和最后期限時，效率、專注和誠實是提高生產力的關鍵。