現(xiàn)在提倡無(wú)紙化辦公，所以大部分的企業(yè)都在用各種類(lèi)型的電子文檔來(lái)辦公，雖然電子文檔使用起來(lái)方便且不占據(jù)辦公空間，但是如果沒(méi)有好的文檔管理系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行管理，公司同樣也會(huì)受到損失。那么性能可靠的文檔管理系統(tǒng)應(yīng)該擁有哪些方面的使用功能呢？這是本文將要討論的內(nèi)容。

文檔管理系統(tǒng)應(yīng)具備的功能

文檔管理系統(tǒng)對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)是是十分重要的，它可以讓公司的文檔合理、有效地存儲(chǔ)起來(lái)，以供員工查找使用。所以想要文檔管理系統(tǒng)實(shí)用有效，那么有一些功能是必須要具備的。

1.權(quán)限控制

為了避免其他無(wú)關(guān)人員對(duì)電子文檔進(jìn)行誤操作，文檔管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)了權(quán)限控制功能，不僅可以針對(duì)不同的個(gè)人用戶(hù)還能針對(duì)不同的崗位以及部門(mén)，每個(gè)人都有自己的賬號(hào)和權(quán)限范圍并能在自己的權(quán)限范圍之內(nèi)對(duì)電子文檔進(jìn)行瀏覽、編輯、打印以及下載和刪除。

(資料圖)

2.全文索引

隨著企業(yè)的發(fā)展需要保存的電子文檔將會(huì)越來(lái)越多，要想依靠人工方式在海量文檔中找到所需文件無(wú)異于大海撈針。文檔管理系統(tǒng)中的索引功能不僅能夠支持大家對(duì)Office以及PDF等類(lèi)型的文件進(jìn)行索引，打開(kāi)文檔之后還能在文檔內(nèi)進(jìn)行索引從而方便自己查找到需要的文件資料。

3.操作統(tǒng)計(jì)

為了防范機(jī)密文件的泄露，文檔管理系統(tǒng)設(shè)置了操作統(tǒng)計(jì)功能。也就是說(shuō)，每一份電子文檔在進(jìn)行存儲(chǔ)、編輯、調(diào)閱等操作時(shí)，操作用戶(hù)及其時(shí)間和操作時(shí)長(zhǎng)都會(huì)被文檔管理系統(tǒng)記錄在案，管理人員可以通過(guò)操作統(tǒng)計(jì)功能來(lái)了解文檔資料的實(shí)況和歷史操作記錄，一旦發(fā)現(xiàn)文檔有異就可以及時(shí)找到責(zé)任人。

在上文中小編為大家簡(jiǎn)單介紹了文檔管理系統(tǒng)的一些使用功能，由此大家可以得知，文檔管理系統(tǒng)是一種有利于文檔安全保存的系統(tǒng)，如果企業(yè)需要使用那么就要先去了解文檔管理系統(tǒng)什么品牌好，通過(guò)質(zhì)量好服務(wù)好的系統(tǒng)來(lái)妥善管理各種不同類(lèi)型的電子文檔。

文檔管理系統(tǒng)推薦

Baklib是一款在線文檔管理工具，無(wú)需本地部署有網(wǎng)就能使用。SaaS化軟件性質(zhì)比按版本售賣(mài)節(jié)省了很多開(kāi)支。

易編輯易導(dǎo)入

編輯器上Baklib采用的是更易操作的Editor.js富文本編輯器與Markdown，在確保易于操作的同時(shí)更是滿足了運(yùn)營(yíng)到開(kāi)發(fā)為他們提供了更舒適的編輯體驗(yàn)。支持多種文件上傳，實(shí)現(xiàn)文檔資料的快速輕松存儲(chǔ)管理，附件上傳中支持Office文檔、PDF、圖像、音視頻和圖紙等各類(lèi)型文件。

集中存儲(chǔ)

Baklib為團(tuán)隊(duì)與企業(yè)搭建海量文檔集中存儲(chǔ)的平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的文檔共享，內(nèi)置CDN加速操作快捷流暢。

多級(jí)分類(lèi)標(biāo)簽精細(xì)化管理內(nèi)部資料

為了方便內(nèi)部資料的管理Baklib支持欄目多級(jí)分類(lèi)、標(biāo)簽管理幫助企業(yè)更精細(xì)化的存儲(chǔ)內(nèi)部資料。

易展示易搜索易控制

使用Baklib進(jìn)行文檔管理，添加的內(nèi)容最終會(huì)展示成為網(wǎng)頁(yè)的樣式方便查閱（通過(guò)站點(diǎn)權(quán)限配置可自由控制訪問(wèn)人群），在搜索上Baklib提供了全局檢索和結(jié)果高亮的功能，幫助用戶(hù)快速找尋文檔資料。

數(shù)據(jù)備份

數(shù)據(jù)掌握在自己手上才是最安全的，一個(gè)好的知識(shí)庫(kù)系統(tǒng)支持本地備份的功能必不可少。Baklib對(duì)數(shù)據(jù)采用了雙重密鑰加密存儲(chǔ)確保數(shù)據(jù)安全，同時(shí)文檔發(fā)布可歷史永久保存確保永不丟失、完整的操作日志方便團(tuán)隊(duì)與個(gè)人危險(xiǎn)操作有跡可循。每一步編輯都實(shí)時(shí)保存云端，不用擔(dān)心數(shù)據(jù)丟失，并且還支持多種格式的數(shù)據(jù)導(dǎo)出和備份。

文檔實(shí)時(shí)共享，支持多人協(xié)同在線編輯

Baklib支持多人協(xié)同編輯，最多支持200人同時(shí)編輯，管理員可為每個(gè)協(xié)作成員添加不同的權(quán)限，且每一篇文章都會(huì)顯示被被哪些人員所編輯。