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項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和主要利益相關(guān)者的輸入創(chuàng)建項(xiàng)目管理計(jì)劃。項(xiàng)目管理計(jì)劃是一份正式的、經(jīng)過批準(zhǔn)的文件,它定義了如何執(zhí)行、監(jiān)督和控制項(xiàng)目。任何成功的項(xiàng)目都有大量的計(jì)劃。當(dāng)你是項(xiàng)目經(jīng)理時,會有很多東西需要隨時記住。作為項(xiàng)目計(jì)劃的結(jié)果,你將準(zhǔn)確地知道在項(xiàng)目的每個階段應(yīng)該關(guān)注什么,在哪里分配資源和時間,以及在事情超出計(jì)劃或超出預(yù)算時要注意什么。
項(xiàng)目管理規(guī)劃的重要性
為了從項(xiàng)目中獲得最大的收益,你需要在前期投入大量的精力來創(chuàng)建一個項(xiàng)目計(jì)劃,在項(xiàng)目的整個生命周期中為你服務(wù)。以下是項(xiàng)目管理計(jì)劃必不可少的五個原因:-作為項(xiàng)目的起點(diǎn)你的項(xiàng)目計(jì)劃,基于商定的范圍、時間框架和預(yù)算,將根據(jù)授權(quán)的項(xiàng)目章程來制定。有了這些基線,并由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人指定和授權(quán),你就可以將項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)展與預(yù)期的實(shí)現(xiàn)方式進(jìn)行比較。這是非常有益的,因?yàn)樗试S你迅速評估項(xiàng)目是否按計(jì)劃進(jìn)展,如果沒有,需要做什么來解決這個問題。-項(xiàng)目更有條理當(dāng)你的項(xiàng)目寫成清晰的項(xiàng)目計(jì)劃時,就不會有任何警報或意外發(fā)生。為了確保沒有誤解或溝通不暢的空間,全面的項(xiàng)目計(jì)劃將非常詳細(xì)地列出所有的最后期限和可交付成果,以便每個參與的人都清楚地知道對他們的期望。-詳細(xì)規(guī)定了項(xiàng)目范圍這種調(diào)整的另一個好處是,它可以防止范圍蔓延。當(dāng)項(xiàng)目計(jì)劃文件清楚地定義了利益相關(guān)者的期望和所有商定的可交付成果時,就很容易確定什么是超出范圍的。此外,它使處理這些問題變得更加簡單。因此,每個人都可以被說服他們最初承諾的事情,由于有了書面合同或項(xiàng)目計(jì)劃表,對什么是(或不是)項(xiàng)目范圍沒有疑問。-提供了更有效的項(xiàng)目管理將項(xiàng)目的工作分解成易于理解的部分,如可交付成果、目標(biāo)或任務(wù),這使你更容易確定需要什么資源來完成它。你可能已經(jīng)開始在基本的范圍聲明中解釋這一點(diǎn),但你的項(xiàng)目管理計(jì)劃將是你更具體地說明將如何利用可用資源的地方。-為你的努力注入信心項(xiàng)目發(fā)起人、利益相關(guān)者和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)(如果你真的感到沮喪,甚至你自己)可能會因?yàn)橹滥愕那斑M(jìn)方向和原因而感到安慰。當(dāng)你有一個項(xiàng)目計(jì)劃文件時,每個人都可以理解你作為項(xiàng)目經(jīng)理的專業(yè)知識是如何以明確的術(shù)語推進(jìn)項(xiàng)目和組織的目標(biāo)的。將你的項(xiàng)目計(jì)劃變成行動使用項(xiàng)目管理工具,你可以將你定義的項(xiàng)目管理策略付諸實(shí)踐,確保按計(jì)劃進(jìn)行,讓你的團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé),并促進(jìn)整個項(xiàng)目的開放性。8Manage PM項(xiàng)目管理軟件可以助你一臂之力,從頭到尾簡化項(xiàng)目規(guī)劃。它提供了豐富的項(xiàng)目管理功能以及計(jì)劃和執(zhí)行中的透明度。-計(jì)劃與執(zhí)行合二為一在8Manage系統(tǒng)中,計(jì)劃與執(zhí)行處于同步狀態(tài)。當(dāng)前的計(jì)劃實(shí)時反映項(xiàng)目成員最新的可交付成果及其完成情況。用戶所使用與共享的當(dāng)前計(jì)劃都是唯一的。-進(jìn)度追蹤一目了然無論是執(zhí)行管理、風(fēng)險監(jiān)測,還是交付管理,規(guī)則控制,8Manage PM實(shí)時數(shù)據(jù)共享可助力企業(yè)全面跟蹤項(xiàng)目執(zhí)行情況。系統(tǒng)能自動跟蹤每個研發(fā)項(xiàng)目活動與可交付成果的時間與進(jìn)度。-風(fēng)險控制心中有數(shù)8Manage系統(tǒng)自動檢測項(xiàng)目各種系統(tǒng)性風(fēng)險及其影響,包括項(xiàng)目計(jì)劃,成本,資源以及質(zhì)量的風(fēng)險,并且能根據(jù)現(xiàn)有影響自動推測最終的影響,以便項(xiàng)目人員更快速有效地確定行之有效的方案來避免風(fēng)險。在計(jì)劃推進(jìn)的過程中,難免會有變更等風(fēng)險,8Manage PM項(xiàng)目管理軟件還有助促進(jìn)團(tuán)隊(duì)之間和團(tuán)隊(duì)內(nèi)部的有效溝通,幫助跟蹤關(guān)鍵績效因素,將數(shù)據(jù)存儲在中央位置,生成報告,并克服任何其他項(xiàng)目管理挑戰(zhàn)。
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