企業(yè)管理過(guò)程中，文檔的編寫(xiě)工作幾乎貫穿工作的所有環(huán)節(jié)中，包括規(guī)劃文檔、報(bào)告編寫(xiě)、工作總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要、投標(biāo)方案等。

為推動(dòng)企業(yè)文檔協(xié)作和共同創(chuàng)作，助力企業(yè)全面提高產(chǎn)品研制的設(shè)計(jì)仿真水平,適應(yīng)新形勢(shì)下的在線文檔協(xié)同編輯趨勢(shì)，安世亞太對(duì)文檔協(xié)同編寫(xiě)提出了新的要求。

(相關(guān)資料圖)

PART 01

文檔協(xié)同編寫(xiě)場(chǎng)景隨處可見(jiàn)

在團(tuán)隊(duì)管理中，團(tuán)隊(duì)內(nèi)多人工作的資料不能有效保持共享和同步，不能確保團(tuán)隊(duì)成員及時(shí)的獲取最新信息，對(duì)團(tuán)隊(duì)效率造成影響。

在產(chǎn)品研發(fā)過(guò)程中，對(duì)系統(tǒng)的規(guī)劃、需求的收集、方案的設(shè)計(jì)等過(guò)程都需要多人參與編寫(xiě)對(duì)應(yīng)的文檔，線下討論以及單機(jī)版的編寫(xiě)文檔，再由專人合稿，經(jīng)常出現(xiàn)內(nèi)容被覆蓋、文件版本不一致、格式混亂、合稿浪費(fèi)時(shí)間等低效和易出錯(cuò)的情況。

在報(bào)告評(píng)審時(shí)，涉及多人對(duì)報(bào)告的內(nèi)容進(jìn)行批注、評(píng)審，線下會(huì)議的方式不容易確定參會(huì)者都可以參加的時(shí)間，對(duì)報(bào)告的評(píng)審意見(jiàn)經(jīng)過(guò)多人傳遞和改寫(xiě)也容易被誤刪或者誤改，還無(wú)法追蹤文檔的修改歷史。

在行政工作中，對(duì)于員工檔案、招聘面試、考勤管理等環(huán)節(jié)也需要多人對(duì)不同的文檔內(nèi)容進(jìn)行傳遞和簽署，線下或者郵件傳遞文檔經(jīng)常出現(xiàn)版本不一致、文件損壞或丟失的情況。

PART 02

線下編寫(xiě)文檔問(wèn)題分析

文檔版本不統(tǒng)一

多人合作編寫(xiě)一份文檔，提交的文檔片斷經(jīng)過(guò)多次反復(fù)修改，造成合稿后的文檔版本不一致。

合稿后格式混亂

不同人員在編寫(xiě)文檔部分章節(jié)時(shí)，會(huì)按照已有習(xí)慣設(shè)置格式，包括段落縮進(jìn)、行間距、圖片編號(hào)等，最終合稿時(shí)多種格式使得整個(gè)文檔不一致，統(tǒng)一調(diào)整格式耗費(fèi)大量時(shí)間。

歷史版本未保存

編寫(xiě)文檔章節(jié)時(shí)，在本地會(huì)隨時(shí)刪減內(nèi)容，被刪除的內(nèi)容由于沒(méi)有保留歷史版本，內(nèi)容丟失。

不同章節(jié)間的內(nèi)容匹配度差

編寫(xiě)人員在編寫(xiě)自己負(fù)責(zé)的章節(jié)時(shí)，對(duì)其他章節(jié)內(nèi)容并不清楚，只能按照自己的經(jīng)驗(yàn)編寫(xiě)。最終合稿時(shí)，才能發(fā)現(xiàn)不同人員編寫(xiě)的邏輯、內(nèi)容間的關(guān)聯(lián)等不能匹配，文章充滿“拼湊感”。

PART 03

文檔協(xié)同編寫(xiě)新要求

1、提供在線協(xié)同任務(wù)、在線協(xié)同編輯環(huán)境，用戶通過(guò)網(wǎng)頁(yè)即可協(xié)同編輯文檔。

2、提供完善的編輯能力，輕松設(shè)置文字樣式和段落格式，添加圖片、鏈接和表格等，可快速導(dǎo)入導(dǎo)出文檔，便捷追溯歷史版本，隨時(shí)隨地與他人協(xié)作。

3、支持多種辦公文檔類型，支持Word、PPT、Excel格式的在線文檔協(xié)同編寫(xiě)、查看、播放。編寫(xiě)的文檔支持導(dǎo)出Word、PPT、Excel、PDF、TXT、HTML等格式。

4、知識(shí)沉淀和在線管理，企業(yè)業(yè)務(wù)知識(shí)沉淀，在線、共享、輕松查找。優(yōu)化組織之間的資料共享方式。

5、數(shù)據(jù)安全可控，支持用戶登錄認(rèn)證，支持用戶協(xié)同權(quán)限設(shè)置（不可見(jiàn)、查看、編輯），支持協(xié)同文檔的密級(jí)設(shè)置。

PART 04

在線文檔協(xié)同編輯系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)

1、支持自定義文件夾，可對(duì)自己創(chuàng)建的文檔以及協(xié)同文檔進(jìn)行分類管理。支持文檔在不同文件夾間的自由拖拽移動(dòng)。

2、支持在線創(chuàng)建空白文檔，也支持從本地上傳已有的文檔模板。

3、文件所有者可通過(guò)添加協(xié)作成員來(lái)指定共同協(xié)作編輯或查看該文檔其他人員，協(xié)作人員的權(quán)限可配置為：協(xié)同編輯、協(xié)同查看。

4、支持文檔的協(xié)同編輯，提供類似Word的編輯操作頁(yè)面。

5、支持表格的協(xié)同編輯，提供類似Excel的編輯操作頁(yè)面。

6、支持幻燈片的協(xié)同編輯，提供類似Excel的編輯操作頁(yè)面。

7、支持快速協(xié)同編輯模式。快速模式下，用戶所做的所有編輯都是實(shí)時(shí)自動(dòng)保存到服務(wù)器的，而且會(huì)實(shí)時(shí)自動(dòng)同步其他協(xié)同人員所做的編輯。

8、支持嚴(yán)格協(xié)同編輯模式。嚴(yán)格模式下，用戶所做的所有編輯內(nèi)容都是本地編輯，都需要點(diǎn)擊“保存”按鈕來(lái)進(jìn)行手動(dòng)保存到服務(wù)器，且不會(huì)實(shí)時(shí)同步其他協(xié)同人員所做的協(xié)同編輯內(nèi)容。

PART 05

總結(jié)

安世亞太在線文檔協(xié)同編輯系統(tǒng)持續(xù)以用戶的需求為導(dǎo)向，不斷融入先進(jìn)的技術(shù)能力，助力企業(yè)全面提高產(chǎn)品研制的設(shè)計(jì)仿真水平，提升產(chǎn)品設(shè)計(jì)仿真效率，在設(shè)計(jì)初期即對(duì)產(chǎn)品性能和可靠性進(jìn)行評(píng)價(jià)和優(yōu)化，降低試驗(yàn)和制造成本。